7 Hal Yang Sebaiknya Anda Perhatikan Sebelum Sewa Kantor

Demi meningkatkan nilai prestis sebuah bisnis, kehadiran kantor menjadi hal yang utama. Bahkan perusahaan yang bisa dikerjakan secara remote tetap sewa kantor demi menunjukkan bahwa perusahaan tersebut ada. Nah jika anda juga menginginkan untuk sewa kantor, mari kita bahas apa yang sebaiknya anda persiapkan terlebih dahulu agar anda tak akan kecewa dengan kantor baru anda.

1. Pahami Bahasa Dalam Sewa Kantor Terlebih Dahulu

Jika anda baru pertama kali akan sewa kantor, sebaiknya anda pahami beberapa bahasa dan istilah dalam sewa kantor. Istilah-istilah seperti gross area, semi gross, net area, lease commencement date, handover date, base rent, service charge dan seterusnya adalah istilah yang sangat umum dalam sewa kantor.

Istilah-istilah tersebut sangat erat kaitanya dengan kontrak perjanjian sewa kantor. Jadi bila anda gagal memahaminya, anda akan sulit memahami maksud pemilik gedung. Janganlah sungkan untuk bertanya dengan pihak lain yang sudah berpengalaman dalam bidang sewa menyewa kantor, atau anda bisa baca disini.

2. Pilih Lokasi Anda dengan Pertimbangkan Fasilitas dan Akses yang baik

Hampir di seluruh kota besar, gedung perkantoran biasanya terpusat di beberapa wilayah tertentu. Setiap lokasi mencerminkan grade gedung perkantoran. Misalnya di Jakarta, gedung perkantoran yang terletak dekat dengan Sentral Senayan, Plaza Indonesia dan Menara BCA adalah gedung perkantoran dengan grade Premium Building. Sewa kantor di lokasi semacam ini menjadi primadona karena lokasinya yang bersebelahan dengan mall premium yang penuh dengan berbagai fasilitas. Selain itu, fasilitas transportasi publik biasanya juga mudah didapat.

Yang terbaru, stasiun MRT akan dibangun berdekatan dengan Menara BCA dan Plaza Indonesia, dan kedua gedung perkantoran ini mempunyai akses belakang untuk menghindari transportasi ganjil-genap.

Pertanyaanya, apakah anda sebaiknya sewa kantor pada lokasi tersebut? Jawabanya tergantung, jika bisnis anda sudah sangat mature, tergantung kepada top talents yang biasa lulus dari Universitas di luar negeri, dan memiliki profit margin yang sehat, maka tidak ada salahnya sewa kantor di lokasi premium. Tetapi jika tim anda masih mementingkan pemangkasan biaya, masih banyak gedung lain yang mempunyai fasilitas dan akses yang memadai, tetapi dengan harga yang jauh lebih murah.

Tingkat kemudahan akses transportasi, dekat dengan jalan tol, dan mudahnya alamat ditemukan menjadi pertimbangan yang juga tak boleh anda lewatkan bila ingin sewa kantor. Intinya, pelajarilah semua pilihan gedung perkantoran yang dapat perusahaan anda sewa sebelum membuat keputusan.

3. Biaya Renovasi Kantor Agar Sesuai Dengan Filosofi Perusahaan Anda

Ketika anda memutuskan untuk sewa kantor, maka mau tidak mau anda harus menyesuaikan kantor yang baru saja anda sewa dengan filosofi perusahaan anda. Bagaimanapun kantor yang baru anda sewa diserah terimakan dengan kondisi “bare condition”, sehingga anda perlu mengubahnya untuk mendapatkan tampilan yang sesuai dengan ciri khas anda.

Saat ini, ada beberapa style yang suka dipilih oleh perusahaan. Biasanya desain kantor yang lebih casual, fun, dan playful, dipilih oleh perusahaan-perusahaan berbasis teknologi seperti Rumah123, Gojek, dan Tokopedia. Bahkan, di dalam perusahaan tersebut ada games room, yang menyediakan permainan arcade, Playstation 4, Nintendo Wii, dan lain-lain.

Ada juga style perusahaan yang masih baku/tradisional, biasanya berlaku untuk perusahaan yang ada kaitannya dengan industrial, batu bara, konstruksi, law firm dan banking. Biasanya, perusahaan-perusahaan tersebut memprioritaskan privacy sehingga level manager ke atas mempunyai ruangan tersendiri.

4. Jangka Waktu Pemindahan

Anda tidak bisa sewa kantor hari ini dan besok langsung pindah. Untuk menempati kantor baru, anda harus mempersiapkan segala hal terkait dengan pemindahan kantor anda. Anda harus mengurus administrasi pemindahan sewa kantor baru dan juga menyelesaikan administrasi kantor lama.

Atas dasar itu, perhatikanlah hal yang sangat penting – kapan Lease Expiry Date anda?

Beberapa administrasi yang musti anda selesaikan misalnya survei dan pelajari calon kantor baru anda, dan administrasi yang terkait dalam sewa menyewa kantor (seperti perubahan lokasi alamat kantor anda dan Lease Agreement dengan pemilik gedung). Anda juga harus menyiapkan konsep desain interior, partisi, beli furniture yang sesuai dengan dengan kebutuhan kantor anda. Tentunya, semua itu tidak bisa anda lakukan sehari dua hari.

Berdasarkan SewaKantorCBD.com, anda harus mempersiapkan minimal 3 bulan sebelum Lease Expiry Date di kantor anda sekarang.

5. Pahami Kontrak Sewa Kantor

Dalam sewa kantor ada aspek hukum perdata yang harus pahami, khususnya perjanjian sewa menyewa. Karena masuk dalam ranah hukum perdata, maka bukti tertinggi yang harus ada adalah bukti hitam di atas putih. Perjanjian sewa kantor secara tertulis akan menjadi dasar kontrak sewa yang anda lakukan.

Kontrak ini akan menjadi adanya peristiwa hukum yang anda lakukan. Untuk itu, anda wajib paham bagaimana isi kontrak sewa kantor yang baik. Sebaiknya dalam kontrak menjelaskan dengan jelas mengenai:

Identitas Kedua Pihak. Pastikan bahwa identitas siapa penyewa dan siapa pemilik gedung perkantoran jelas. Jika terjadi kesalahan dalam identitas, akibat hukumnya sangat fatal. Jika ada masalah, anda bisa saja tidak bisa melayangkan gugatan.

Harga (Base Rent & Service Charge) dan Masa Sewa (Lease Period). Isi perjanjian sewa menyewa berikutnya yang wajib ada adalah harga base rent, harga service charge, dan masa sewa. Harga musti di cantumkan dengan jelas, termasuk metode pembayaranya. Begitu juga dengan kapan sewa dimulai dan diakhiri.

Pembayaran Tagihan (Payment Terms). Pastikan bahwa harga sewa yang tertera dalam perjanjian sewa kantor jelas, apakah anda yang harus membayar tagihan listrik atau pihak pengelola gedung, dan apakah cara pembayaran sewa tersebut quarterly in advance (3 bulan dimuka) atau annually in advance (1 tahun dimuka).

Siapa yang Bertanggung Jawab atas Perbaikan. Harus anda cantumkan siapa yang bertanggungjawab bila terjadi kerusakan dalam kantor, terutama hal-hal yang dari awal sudah biasanya disediakan oleh pemilik gedung seperti AC dan lampu. Memperbaiki kantor ketika terjadi kerusakan itu tidak murah, maka harus jelas siapa yang harus bertanggungjawab. Apakah anda sebagai penyewa, ataukan pemilik gedung. Jika anda yang harus memperbaiki, sebaiknya sisihkan dana tak terduga.

Batasan untuk Mengubah Kantor (Fit Out Guideline). Tentu anda memiliki impian kantor seperti apa yang anda harapkan. Tetapi perlu anda tahu sebagian gedung kantor bisa saja menerapkan batasan sejauh apa anda boleh mengubahnya. Untuk itu sebaiknya cantumkan dalam surat perjanjian sewa kantor, batasan-batasan anda boleh mengubah dan tidak.

Tanda Tangan dan Materai. Jika semua kebutuhan anda dan pemilik gedung telah terakomodasi dalam surat perjanjian sewa menyewa kantor. Jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan di atas materai. Para saksi juga dianjurkan untuk tanda tangan.

Dengan begini, anda punya landasan hukum adanya perjanjian sewa menyewa kantor yang anda lakukan.

6. Perhatikan Tempat Kebutuhan Kantor

Setelah semua kebutuah di dalam ruang kantor yang akan anda sewa terpenuhi, saatnya anda perhatikan juga bagian luar kantor. Sebaiknya anda pertimbangkan beberapa fasilitas yang ada si sekitar kantor anda. Misalnya ada tidaknya restoran atau tempat makan lain, tempat kost yang baik dengan harga ternjangkau, kafe, gym, bank, rumah sakit, hotel dan lain sebagainya. Ada baiknya pilih yang dekat dengan tempat para klien.

Jika anda memilih lokasi sewa kantor di Jakarta dan anda masih bingung memilih tempat terbaik yang punya beragam fasilitas, tidak ada salahnya anda pertimbangkan bantuan dari konsultan di bidang sewa kantor.

7. Jangan Lupa Perhitungkan Tingkat Keamanan Agar Perusahaan Anda Tidak Mengalami Gangguan

Hal lain yang juga harus anda pertimbangkan adalah soal tingkat keamanan gedung kantor yang anda sewa. Termasuk juga lingkunganya. Lebih baik pilih kantor yang punya tingkat keamanan memadai, seperti pintu masuk dijaga dan ada penjagaan di luar jam kantor.

Untuk gedung-gedung yang baru, biasanya sudah ada sistem dimana pengunjung, atau pun penyewa gedung, hanya dapat mengakses lantai yang dia tuju. Misalnya, apabila ada perusahaan yang berkantor di Sahid Sudirman Center lantai 31, semua tim perusahaan tersebut hanya dapat mengakses lantai 31, sehingga tidak dapat mondar mandir dan tidak saling kedatangan orang yang tidak berkepentingan.

Ada baiknya jika anda baru merintis perusahaan, dan anda ingin menyewa kantor, minta bantuan pada ahlinya. Anda bisa hubungi penyedia jasa seperti SewakantorCBD.com. Atau kalau tidak, anda bisa minta bantuan pada orang yang paham hukum saat hendak membuat perjanjian sewa kantor.

Juga jangan lupa, perhatikan baik-baik agar tidak salah milih, karena sewa menyewa kantor itu biayanya tinggi (ratusan juta hinga puluhan atau ratusan milyar). Disanalah perusahaan anda akan bertumbuh untuk 5, 10, 15 tahun kedepan. Apabila anda salah pilih, bayar kemahalan, salah pilih lokasi, dampak long term sangat besar.