Cari Kantor? Berikut 5 Tahap Untuk Sewa Kantor Di Jakarta

Anda pasti sudah memahami bahwa proses sewa kantor untuk mendapatkan kantor terbaik tidak bisa lakukan dengan asal tembak. Sewa Kantor membutuhkan serangkaian proses yang kompleks dan harus dilakukan dengan teliti (complex and full of intricacies). SewaKantorCBD.com bahkan pernah mengulas tentang Tips Memilih Kantor Yang Bisa Meningkatkan Performa Perusahaan Anda 10 Kali Lipat. Harapan kami, anda bisa mendapatkan ruang kantor terbaik yang sesuai dengan kebutuhan anda.

Perlu anda pahami, bahwa anda sebagai calon penyewa ruang kantor di Jakarta memiliki posisi tawar yang lebih baik, setidaknya bila dilihat dari angka pertumbuhan ruang kantor yang tersedia dari tahun ke tahun. Okupasi rate ruang perkantoran semakin tergerus akibat banyak ruang kantor yang tersedia dan sampai saat ini masih kosong. Belum lagi bakal ditambah dengan beberapa gedung mewah yang akan selesai tahun ini.

Meski demikian, tidak bisa anda asal deal pada ruang kantor yang belum tentu sesuai dengan kebutuhan anda. Disini kami akan menjelaskan 5 tahap yang paling ideal untuk proses sewa kantor di Jakarta.

Proses Sewa Kantor di Jakarta

1. Pahami Kebutuhan Perusahaan Anda (Explore)

Proses mencari kantor baru pasti dimulai dari alasan mengapa perusahaan anda ingin sewa kantor. Apakah anda ingin sewa kantor karena perusahaan anda sedang dalam masa berkembang pesat dan membutuhkan ruang kantor yang lebih besar? Atau apakah perusahaan ingin lebih berhemat dengan jalan mencari ruang kantor yang lebih sederhana?

Ada banyak alasan untuk pindah atau sewa kantor. Termasuk anda ingin memindahkan lokasi perusahaan anda ke lokasi yang lebih strategis, memindahkan lokasi perusahaan ke tempat yang lebih prestisius, memindahkan lokasi perusahaan ke tempat yang lebih dekat dengan fasilitas tertentu yang jadi prioritas perusahaan anda (bisa transportasi, apartement, bandara, dan seterusnya).

Apapun alasanya, anda harus pahami terlebih dahulu: Apa yang jadi alasan anda pindah atau sewa kantor? Baru setelah itu, tentukan tahap berikutnya.

2. Jadwalkan Kunjungan Ke Beberapa Gedung Perkantoran (Visit)

Setelah anda memahami apa alasan perusahaan anda memutuskan untuk pindah atau sewa kantor, berikutnya anda harus buat list mana saja gedung perkantoran yang bisa masuk dalam kriteria anda. Jangan hanya terfokus pada satu gedung perkantoran saja.

Misalnya anda ingin sewa kantor di area CBD Sudirman dengan grade premium, maka akan ada banyak gedung perkantoran yang bisa anda pilih. Sebut saja gedung perkantoran Prosperity Tower, Treasury Tower, SCTV Tower, Sudirman 7.8, Indonesia Stock Exchange Building Tower, One Pacific Place, Sahid Sudirman Center, Sentral Senayan, Equity Tower, dan beberapa gedung perkantoran grade premium lainya.

Pilih tiga atau empat gedung perkantoran. Setelah itu lakukan site visit ke beberapa gedung yang sudah anda pilih. Ini bertujuan untuk melihat secara langsung bangunan fisik dan ruang yang cocok untuk anda sewa. Kunjungan ini sekaligus juga untuk memastikan kualitas servis dari building management. Misalnya saja kebersihan toiletnya, tingkat keamanan security-nya apakah bagus dan professional atau tidak, dan lain sebagainya.

3. Lakukan Negosiasi (Negotiation)

Setelah melakukan kunjungan ke beberapa gedung perkantoran, lakukan presentasi dan diskusi dengan managemen perusahaan untuk mengambil keputusan gedung perkantoran mana yang paling ideal untuk disewa.

Biasanya, perusahaan anda dapat menarik kesimpulan 2 atau 3 gedung terbaik yang bisa perusahaan anda sewa sebagai gedung kantor yang baru, dan sering kali top managemen turut aktif dalam keputusan tersebut. Top managemen biasanya akan melakukan kunjungan sekali lagi ke 2 atau 3 gedung yang menurut diskusi internal perusahaan paling cocok, sebelum memilih satu gedung terbaik untuk masuk ke proses negosiasi.

Selama proses negosiasi, anda harus mengutarakan apa saja yang ingin perusahaan anda dapatkan dari gedung perkantoran tersebut. Proses ini adalah proses surat menyurat melalui “Letter of Intent”. Pahami juga istilah-istilah penting yang terdapat pada perjanjian sewa kantor. Untuk daftar istilahnya, anda bisa baca: Daftar Istilah-Istilah Penting Yang Harus Anda Pahami Sebelum Sewa Kantor.

4. Kerjakan Renovasi (Fit Out)

Setelah anda melakukan konfirmasi lokasi sewa kantor perusahaan anda dan membayar booking deposit, anda masuk ke tahap selanjutnya yaitu melakukan pekerjaan renovasi (fit out).

Pastikan anda menentukan tanggal serah terima (handover date) yang baik dan jangka waktu anda melakukan renovasi (fitting out period) yang cukup. Jangan lupa pula untuk melakukan checklist barang yang diserah terimakan, apakah kondisi serah terima sudah sesuai atau tidak dengan yang disebutkan (handover conditions). Misalnya saja ceklist jumlah lampu, jumlah sprinkler, standar plafond yang tersedia dan finishing lantai yang ada, dan itu akan menjadi standard saat anda mengembalikan ruangan tersebut seperti semula.

Baru setelah semua itu sesuai, saatnya anda lakukan renovasi ruang kantor yang sesuai dengan identitas dan kebutuhan perusahaan anda. Untuk sewa kantor gedung perkantoran di Jakarta, SewaKantorCBD.com menyarankan anda untuk pilih kontraktor yang sudah terbiasa kerja di gedung perkantoran di CBD.

Pastikan bahwa kontraktor dapat mengerjakan sesuai waktu yang sudah disepakati dalam surat perjanjian sewa kantor, khususnya di jangka waktu renovasi “fit out period”. Jangan sampai melebihi batas fit out period dan memasuki awal waktu sewa (lease commencement date). Jika sudah masuk waktu lease commencement date, itu artinya sudah memasuki masa berbayar

5. Pindahan

Baru setelah renovasi selesai, lakukan pindahan. Anda bisa menggunakan sewa jasa pindahan (movers) dari kantor baru ke kantor yang lama. Anda bisa lakukan survei di internet untuk memilih mana jasa pindahan kantor yang punya reputasi baik. Cek juga track record-nya.

Lebih baik anda buat organisasi tim untuk pindahan. Misalnya anda bisa buat setiap departemen memiliki satu orang yang yang bertanggungjawab dan berkomunikasi dengan anda sebagai penanggung jawab kepindahan kantor. Orang tersebutlah yang akan bertanggung jawab untuk memastikan arus keluar masuk barang dari departemen yang menjadi tanggungjawabnya.

Setelah anda melakukan pindahan kantor ke lokasi yang baru, jangan lupa untuk menghubungi seluruh klien perusahaan Anda. Pastikan bahwa klien dan rekanan bisnis anda mengetahui lokasi perusahaan anda yang baru agar anda tak kehilangan rekan bisnis.