Daftar Istilah-Istilah Penting Yang Harus Anda Pahami Sebelum Sewa Kantor

Setiap aktivitas memiliki bahasa formal tersendiri, sama juga dalam sewa kantor. Ketika anda akan melakukan perjanjian sewa kantor, ada beberapa bahasa dan istilah yang harus anda pahami. Tujuanya sederhana, biar anda tidak dalam mengartikan kata tersebut dan menyesal di kemudian hari.

Berikut, beberapa istilah penting yang biasa digunakan dalam perjanjian sewa kantor.

Daftar Istilah-Istilah Dalam Sewa Kantor

Biaya Sewa Kantor:

  • Base Rent berarti harga sewa kantor. Biasanya biaya untuk gedung perkantoran akan dihitung tiap meter persegi dalam semigross.
  • Service Charge berarti biaya yang harus dibayarkan untuk operasional gedung. Apa saja yang masuk dalam “Service charge” ditetapkan oleh pihak yang menyewakan dan besarnya juga ditetapkan pihak yang menyewakan dengan biaya antar penyewa biasanya sama. Umumnya, service charge terdiri dari biaya listrik, air, kebersihan, keamanan, biaya administrasi dan seterusnya.
  • Gross rent berarti total biaya yang harus penyewa bayarkan atas gedung yang disewa. Biaya ini didapat dari perhitungan Base Rent ditambah dengan Service Charge.
  • Booking and Security Deposit berarti Pemesanan dan deposit jaminan. Biasanya Untuk memesan ruangan yang disewakan, harus membayar deposit 3 (tiga) bulan sewa. Jika Pihak Penyewa batal menyewa, maka uang deposit akan dihanguskan oleh Pihak Yang Menyewakan. Deposit pemesanan secara otomatis akan menjadi Jaminan Deposit 3 (tiga) bulan apabila dilakukan penandatanganan Perjanjian Sewa oleh Pihak Penyewa.
  • Overtime charges berarti biaya yang harus pihak pengguna (penyewa) gedung keluarkan bila menggunakan gedung diluar dari Building Operation Hours. Gedung yang bebas dari Overtime charges, atau gedung-gedung yang menggunakan sistem pembayaran listrik meteran terpisah (Separately Metered), biasanya sangat cocok bagi anda yang ingin sewa kantor untuk bisnis start up.
  • Telephone Deposit berarti deposit yang harus dibayar pihak penyewa untuk mendapatkan jaringan telepon.

 

Jadwal Operasi Saat Sewa Kantor

  • Building Operation Hours berarti Waktu Operasi Gedung, biasanya waktu operasi gedung perkantoran di Jakarta mulai hari Senin sampai Jumat jam 08:00 sampai dengan 18:00 WIB, sementara untuk hari Sabtu beroperasi dari jam 08:00 sampai 14:00 WIB. Lalu untuk Minggu dan Libur Bersama biasanya libur.
  • Building Loading Hours berarti Waktu Loading Barang atau waktu dimana barang-barang bisa dimasukkan ke dalam kantor. Biasanya beroperasi pada jam sebelum dan sesudah Building Operation Hours. Biasanya gedung yang ada Building Loading Hours-nya adalah gedung yang tidak mempunyai fasilitas lift servis.

Tanggal Penting Saat Sewa Kantor

  • Fitting Out Period berarti Jangka Waktu Renovasi, biasanya pengerjaan Renovasi akan dimulai setelah deposit renovasi dibayarkan kepada Pemilik Gedung dan Perjanjian Renovasi telah ditanda tangani oleh Pihak Yang Menyewakan and Pihak Penyewa. Normalnya, untuk perusahaan yang sewa kantor kurang dari 200-300 meter persegi, jangka waktu renovasi adalah 1 (satu) bulan dari tanggal Handover.
  • Handover Date berarti tanggal serah terima. Istilah ini biasanya mengacu pada tanggal dimana pihak yang menyewakan menyerahkan ruang kantor yang akan disewakan kepada pihak penyewa tetapi belum memasuki tanggal awal sewa. Selama masa handover date, pihak penyewa biasanya memanfaatkan untuk merenovasi kantor sesuai dengan kebutuhanya.
  • Lease Commencement Date berarti tanggal awal sewa. Inilah waktu efektif berjalanya masa sewa penyewa.
  • Lease Expiry Date berarti tanggal berakhir sewa. Lease Expiry Date akan dihitung dari Lease Commencement Date ditambah dengan Lease Term, bukan dari Handover Date.
  • Lease Term berarti Jangka waktu sewa. Biasanya dimulai sejak Lease Commencement Date

Tipe Cara Menghitung Area Sewa Kantor

  • Gross area berarti Luas lantai total yang dibatasi oleh dinding bangunan, atau juga didefinisikan sebagai area yang meliputi lift, tangga darurat, koridor, pantry, toilet, dan area penyewa. Secara sederhana, Gross area berarti area penyewa (net area) ditambah area umum (common area), termasuk vertical penetration seperti lift, ventilasi, dan tangga darurat, atau bisa juga gross area diartikan sebagai semua area bangunan.
  • Semi gross area berarti gross area dikurangi vertical penetration seperti lift, ventilasi, dan tangga darurat. Sederhananya, semi gross area berarti area penyewa (net area) ditambah area umum (common area), tidak termasuk vertical penetration.
  • Net area berarti area yang berada di dalam tempat penyewa. Sederhananya, Net Area adalah area yang digunakan penyewa, yang tidak termasuk area umum (common area).
  • Common area berarti Area umum, yaitu area yang bisa digunakan oleh oleh semua penyewa dan client penyewa atau tamu yang datang ke kantor penyewa. Misalnya ruang koridor, toilet dan dry pantry di lantai tipikal.

Istilah Penting Sewa Kantor Lainnya

  • Documents Required for Handover berarti dokumen persyaratan yang harus dipernuhi pihak penyewa sebelum dilakukan serah terima gedung dari pihak yang menyewakan ke pihak penyewa.
  • Handover Conditions berarti kondisi serah terima, yaitu dalam kondisi seperti apa pihak yang menyewakan gedung akan menyerahkan gedung ke pihak penyewa gedung. Biasanya sudah disebutkan salah perjanjian sewa menyewa gedung bakal diserahkan dalam kondisi seperti apa.
  • Bare Condition berarti ruang kantor yang akan disewa dalam keadaan kosong tanpa perabot. Kebalikan dari Bare Condition adalah Fully furnished (lengkap dengan perabot kantor).
  • Legal Fees berarti biaya jasa hukum. Biasanya biaya untuk keperluan hukum ini diserahkan kepada masing-masing pihak sesuai dengan kebutuhanya.
  • Payment Terms berarti pembayaran, yaitu sistem pembayaran yang disepakati antara pihak yang menyewakan gedung dengan pihak penyewa gedung. Bisanya sistem pembayaran dilakukan sesuai dengan standar praktek pasar, Base Rent dan Service Charge harus dibayarkan setiap tiga bulan di depan.
  • Reinstatement berarti penyerahan kembali, maksudnya adalah penyerahan kembali area sewa kantor dari pihak penyewa kepada pihak yang menyewakan. Biasanya telah disebutkan dalam perjanjian sewa, bagaimana kondisi gedung saat diserahkan kembali. Pada umumnya, reinstatement diminta oleh pihak yang menyewakan untuk dikembalikan dalam kondisi Bare Condition.
  • Types of membership parking berarti tipe-tipe tempat parkir untuk member (penyewa) gedung. Ada beberapa tipe parkir yang biasanya disebutkan dalam sewa kantor.
  1. Reserved car parking berarti tempat parkir mobil yang hanya bisa digunakan oleh penyewa tertentu
  2. Unreserved car parking berarti tempat parkir mobil yang bisa digunakan oleh siapa saja sesama penyewa.
  3. Motorcycle parking berarti tempat parkir motor yang bisa digunakan oleh pihak penyewa yang menggunakan motor.
  • VAT atau Value Added Tax atau Pajak Pertambahan Nilai (PPN) adalah Pajak yang dikenakan atas setiap pertambahan nilai dari barang atau jasa dalam peredarannya dari produsen ke konsumen. Di Indonesia, sistem Pajak Pertambahan Nilai menganut tarif tunggal sebesar 10%. Artinya, semua jenis transaksi akan dikenakan Pajak Pertambahan Nilai sebesar 10% kecuali eksport Barang Kena Pajak. Dasar pemberlakukan PPN adalah Undang-Undang No. 42 Tahun 2009.

Jika anda salah mengartikan salah satu istilah di atas, dampaknya akan sangat besar pada perjanjian sewa yang akan anda lakukan. Lebih baik, gunakan bantuan jasa sewa kantor atau bisa juga biro hukum agar anda tidak menyesal dikemudian hari.