Pengertian Kantor Menurut Bahasa, Ahli, Istilah Serta Fungsinya

Pengertian Kantor

Kantor menjadi tempat yang begitu dekat dengan kehidupan kita. Bekerja, bertemu rekan kerja, meeting, dan banyak hal lagi biasa kita lakukan di kantor. Bahkan kita biasa menghabiskan lebih dari delapan jam dalam sehari di kantor. Tetapi tahukah Anda apa pengertian kantor itu? Lalu apa sebenarnya fungsi kantor? Melalui tulisan ini SewaKantorCBD akan mengulas pengertian dan fungsi kantor secara lengkap.

Pengertian Kantor

Sebelum terlalu jauh memahami pengertian kantor, mari kita uraikan terlebih dahulu pengertian kantor dari berbagai sudut pandang. Setidaknya kita bisa lihat pengertian kantor dari bahasa, istilah, pendapat para ahli dan lainnya.

1. Pengertian Kantor Menurut Bahasa

Kantor menurut bahasa atau secara etimologis berasal dari serapan bahasa Belanda “Kantoor”. Kata kantoor dalam bahasa belanda memiliki arti sebagai ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain.

Selain dari bahasa Belanda, kantor bisa pula diterjemahkan dalam bahasa inggris “Office” yang berarti tempat untuk memberikan pelayanan, atau ruang tempat bekerja.

2. Pengertian Kantor Menurut KBBI

Melalui Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kita juga bisa menerjemahkan kata kantor. Kantor memiliki makna balai (gedung, rumah, ruang) untuk mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), atau tempat menjalankan pekerjaan.

KBBI juga memberikan arti lainya, Kantor sebuah unit lembaga atau organisasi yang terdiri dari personil, tempat, serta sistem operasi ketatausahaan yuang bertujuan membantu pimpinan organisasi. Tempat bisa diterjemahkan sebagai ruangan, kompleks, gedung, serta perabot dan perlengkapan di dalamnya.

3. Pengertian Kantor Menurut Para Ahli

Ada beberapa ahli yang mendefinisikan apa itu pengertian kantor, berikut beberapa diantaranya:

  • Moekijat (1997:3), mendefinisikan kantor sebagai tempat dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha.
  • Prajudi Atmosudirjo (1982:25), mendefinisikan kantor adalah unit organisasi yang memiliki komponen terdiri dari tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan yang bertujuan untuk membantu pimpinan.
  • Menurut George R Terry, pekerjaan perkantoran itu bisa terdiri dari penyampaian keterangan baik secara lisan maupun tertulis guna menyediakan landasan fakta bagi tindakan pimpinan.

4. Pengertian Kantor Menurut Wikipedia

Menurut Wikipedia, kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan bahasa perancis comptoir. Kantor adalah tempat yang biasanya digunakan untuk menjalankan proses perniagaan atau perusahaan secara rutin.

Kantor sendiri bisa hanya berupa suatu kamar atau satu ruangan kecil dan bisa pula berupa bangunan bertingkat tinggi. Tetapi biasanya kantor kerap dibagi ke dalam dua jenis. Ada kantor besar dan penting yang umumnya disebut dengan kantor pusat, dan ada kantor lainnya yang umumnya disebut dengan kantor cabang.

5. Pengertian Kantor Secara Dinamis dan Statis

Ada beberapa ahli yang membagi kantor dalam pengertian yang statis dan dinamis.

Menurut pengertian kantor secara dinamis, kantor adalah proses yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan seperti pencatatan, pengolahan, pengumpulan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi pengertian secara dinamis adalah pengertian yang berkaitan dengan proses kerja di kantor. secara sempit bisa disebut pula sebagai kegiatan administrasi atau tata usaha.

Sedang pengertian kantor secara statis bisa diartikan sebagai tempat kerja, ruang kerja, biro, markas, kamar kerja, badan, instansi, perushaan maupun tempat yang digunakan sebagai wadah untuk kegiatan pengumpulan, pengolahan, pencatatan, penyimpanan serta pendistribusian data. Jadi menurut pengertian secara statis kantor berarti tempatnya.

Dari berbagai keterangan di atas bisa kita simpulkan bahwa kantor adalah tempat yang menjadi pusat bagi kegiatan administrasi dan pengendalian kegiatan sebagiamana yang menjadi tujuan perusahaan dibuat.

Fungsi Kantor

Sebagai tempat dimana sistem pelayanan, penyimpanan serta berkumpulnya orang-orang mengerjakan sesuatu demi mencapai target tertentu, tentu kantor memiliki fungsi tersendiri. Berikut fungsi kantor yang terkenal sebagai lima fungsi utama kantor.

1. Menerima Informasi

Pertama, kantor berfungsi sebagai tempat menerima informasi. Kantor menjadi tempat dimana segala macam bentuk informasi, seperti surat, faktur, pesanan, panggilan telepon dan lain sebaginya yang berkaitan dengan kegiatan bisnis diterima.

Selain sebagai tempat dimana informasi masuk, kantor juga sebagai tempat dimana kita bisa memperoleh informasi secara lebih lanjut. Nantinya bisa saja informasi akan diminta oleh pihak manajemen untuk dikelola lebih lanjut.

2. Merekam Informasi

Berikutnya, fungsi kantor adalah sebagai tempat dimana informasi direkanm dan disimpan supaya informasi dapat sesegera mungkin diolah dan disiapkan apabila pihak manajemen memerlukannya.

Semua informasi yang masuk ke kantor juga harus disimpan dengan baik demi kepentingan hukum dan alat bukti. Selain itu juga berguna untuk kepentingan manajemen dalam membuat perencanaan serta pengendalian perusahaan.

3. Mengatur Informasi

Fungsi kantor yang ketiga adalah sebagai tempat dimana informasi diatur. Segala bentuk informasi yang masuk ataupun yang disimpan, kemudian akan dimanfaatkan atau digunakan untuk kepentingan pihak yang membutuhkan secara maksimal.

Misalnya saja informasi yang berkaitan dengan penjualan selama satu tahun. Informasi tersebut harus dikelola terlebih dahulu untuk kemudian diatur untuk dapat disajikan dengan cara yang sistematis dan ditentukan oleh pihak manajemen.

4. Memberi Informasi

Selain menerima, merekan dan mengatur, kantor juga berfungsi untuk memberikan informasi. Informasi ini bisa diberikan kepada semua pihak yang membutuhkan. Misalnya pihak managemen membutuhkan informasi terkait dengan keuangan, maka kantor harus siap memberikan segala informasi yang dibutuhkan berdasarkan apa yang sudah diterima, diatur, dihimpun dan disimpan.

Informasi yang diberikan bisa bersifat rutin dan bisa pula bersifat insidental sesusai dengan kebutuhan. Cara memberikan informasi bisa dalam bentuk tertulis bisa pula dalam bentuk lisan.

5. Melindungi Aset atau Harta

Fungsi kantor yang terakhir adalah sebagai tempat melindungi dan menyimpan aset atau harta. Pada dasarnya segala jenis informasi atau data yang diterima merupakan aset. Karena itu harus disimpan dan dilindungi dengan baik. Sehingga nantinya segala aset bisa dipergunakan dengan baik.